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Checklist completo para produção de evento corporativo com painel de LED

Lista definitiva com 47 itens para não esquecer nada na produção do seu evento corporativo: do briefing ao pós-evento, passando por painel LED, som, iluminação e logística.

28 de abril de 20265 min readpor Select LED

Produzir um evento corporativo envolve dezenas de variáveis simultâneas. Este checklist foi criado a partir de mais de 5.000 eventos realizados pela Select LED e cobre desde o briefing inicial até o relatório pós-evento.

Fase 1 — Briefing e planejamento (60-90 dias antes)

Definição estratégica

  • [ ] Definir objetivo principal do evento (convenção, lançamento, treinamento, premiação)
  • [ ] Confirmar data e hora (incluindo montagem e desmontagem)
  • [ ] Estimativa de público (mínimo e máximo)
  • [ ] Orçamento total aprovado com margem de contingência (15-20%)
  • [ ] Confirmar o CNPJ que emitirá a nota fiscal

Espaço e logística

  • [ ] Confirmar local com contrato assinado
  • [ ] Visita técnica ao espaço (elétrica, estrutura, acústica)
  • [ ] Verificar carga elétrica disponível (painel de 20m² consome ~4 kW)
  • [ ] Confirmar height clearance para painéis suspensos
  • [ ] Definir layout completo do palco e plateia

Fase 2 — Contratação de fornecedores (30-45 dias antes)

Painel de LED

  • [ ] Definir tamanho e pitch do painel (use a calculadora da Select LED)
  • [ ] Confirmar tipo de uso: indoor ou outdoor/híbrido
  • [ ] Confirmar se precisa de redundância de processador
  • [ ] Definir se haverá IMAG (câmeras ao vivo) → obrigatório P2.5 ou menor
  • [ ] Solicitar planta técnica do painel (peso, pontos de carga)

Áudio

  • [ ] Line array ou caixas? (depende do tamanho do espaço e tipo de evento)
  • [ ] Confirmar microfones (bastão, lapela, headset)
  • [ ] Mesa de som com operador incluído?
  • [ ] Testagem de acústica no local (reverb, eco)

Iluminação

  • [ ] Moving heads para palco e plateia
  • [ ] Iluminação de plateia (wash) para filmagem
  • [ ] Iluminação de fundo / backdrop
  • [ ] Fog ou hazer para efeitos especiais?

Vídeo e streaming

  • [ ] Câmeras para IMAG e/ou transmissão ao vivo
  • [ ] Plataforma de streaming (YouTube Live, Zoom, Teams)
  • [ ] Internet dedicada (verificar disponibilidade no espaço)
  • [ ] Gravação para entrega pós-evento

Outros

  • [ ] Credenciamento (totens, pulseiras, crachás)
  • [ ] Contratação de produção executiva
  • [ ] Segurança e recepcionistas

Fase 3 — Preparação de conteúdo (15-30 dias antes)

Material visual para o painel

  • [ ] Template master em 1920×1080 (Full HD) ou 3840×2160 (4K)
  • [ ] Apresentações padronizadas em 16:9
  • [ ] Vídeos de abertura e encerramento (MP4 H.264, áudio embutido)
  • [ ] Motion graphics e animações (.mov com fundo transparente se necessário)
  • [ ] Playlist de fundo para antes e depois do evento
  • [ ] Vinheta de chamada para o palco

Identidade visual

  • [ ] Logotipos dos patrocinadores em vetor ou PNG sem fundo
  • [ ] Paleta de cores aprovada pelo cliente
  • [ ] Fontes licenciadas para uso comercial

Fase 4 — Montagem (1-2 dias antes)

  • [ ] Acesso ao espaço confirmado com horário de início
  • [ ] Carga elétrica dedicada marcada com o espaço
  • [ ] Piso protegido para passagem de cabos (evitar acidentes)
  • [ ] Teste de todos os equipamentos com sinal real
  • [ ] Teste de câmeras (foco, enquadramento, IMAG funcionando)
  • [ ] Teste de internet e streaming (bandwidth mínimo: 10 Mbps upload por câmera)
  • [ ] Rundown completo com operador de painel, áudio e luz
  • [ ] Reunião de alinhamento com todos os técnicos

Fase 5 — Dia do evento

Manhã / pré-evento

  • [ ] Check final de todos os equipamentos
  • [ ] Teste de som com o microfone que será usado
  • [ ] Confirmar plano B para cada equipamento crítico
  • [ ] Verificar nobreak e grupos geradores (se externos)

Durante o evento

  • [ ] Operador de painel dedicado (não deixar em automático para eventos complexos)
  • [ ] Fotógrafo/câmera posicionado
  • [ ] Técnico de áudio na mesa durante todo o evento
  • [ ] Ponto de suporte da Select LED disponível via WhatsApp

Pós-evento (no dia)

  • [ ] Backup dos arquivos de gravação
  • [ ] Desmontagem organizada e verificação de equipamentos
  • [ ] Checklist de devolução do espaço

Fase 6 — Pós-evento (1-7 dias depois)

  • [ ] Envio de gravação ao cliente
  • [ ] Nota fiscal emitida
  • [ ] Pesquisa de satisfação com os participantes
  • [ ] Relatório de audiência (se streaming)
  • [ ] Reunião de debriefing com a equipe produtora
  • [ ] Arquivo do projeto para referências futuras

Bônus: erros mais comuns que evitam com este checklist

  1. Esquecer da carga elétrica — um painel de 20m² consome tanto quanto 2 ar-condicionados de 12.000 BTUs. Sem circuito dedicado, há risco de queda de energia.
  2. Deixar o conteúdo para o último momento — mudanças de última hora no material são a principal causa de atraso nos eventos.
  3. Não confirmar o acesso de montagem — muitos espaços exigem credenciamento antecipado para equipes técnicas.
  4. Ignorar o teste de IMAG — a latência entre câmera e tela precisa ser ajustada; não é automático.

Salve este checklist e use-o como base para todos os seus eventos corporativos. Nossa equipe técnica está disponível para auxiliar em qualquer etapa do planejamento.

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